Ihr Unternehmen ist also endlich bereit, eine Partnerschaft mit einem erfahrenen Managed Print Service Provider (MPS) einzugehen. Tolle Entscheidung! Sie haben soeben den ersten Schritt getan, um Ihre Druckumgebung zu optimieren, Geld zu sparen und die Effizienz zu steigern.

Jetzt kommt der schwierige Teil – die Suche nach dem richtigen Druckmanagement-Service für Sie und die Anforderungen Ihres Unternehmens.

Wir werden nicht lügen. Das kann ein schwieriger Prozess sein, vor allem, wenn jeder Anbieter behauptet, der beste zu sein. Und so wie sich alle Unternehmen unterscheiden, so unterscheiden sich auch alle MPS-Anbieter. Es gibt einfach keine Einheitslösung für alle.

Deshalb ist es wichtig, dass Ihr Team bereits vor der Veröffentlichung einer Ausschreibung (RFP) und erst recht vor der Unterzeichnung eines MPS-Vertrags gründlich recherchiert und prüft. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre aktuelle Druckumgebung zu analysieren und zu entscheiden, wo Ihre Prioritäten liegen.

Dies sind nur einige der häufigsten Gründe, warum sich Unternehmen für die Zusammenarbeit mit einem Managed Print Service entscheiden, obwohl es noch viele weitere gibt:

  • Senkung der Druckkosten?
  • Erhöhen Sie die Sicherheit Ihres Druckers und Ihres Netzwerks?
  • Ihren Arbeitsablauf verbessern?
  • Integration von Tools zur Dokumentenautomatisierung?

Wenn Sie sich nicht zu 100 % sicher sind, welche Richtung Sie einschlagen sollen, bietet jedes gute Druckmanagementteam interessierten Unternehmen eine kostenlose Bewertung an. Die Ergebnisse helfen Ihnen bei der Entscheidung, welche Richtung – oder Kombination von Richtungen – Sie bei druckerbezogenen Fragen einschlagen sollten.

Außerdem können Sie sich so mit dem MPS-Service vertraut machen. Sie sollten diese Zeit nutzen, um den Managed Print Service besser kennenzulernen und sicherzustellen, dass er alles hat, was Sie für den Beginn einer außergewöhnlichen Partnerschaft benötigen.

Hier sind die 4 wichtigsten Merkmale, auf die Sie bei der Suche nach dem richtigen MPS-Anbieter achten sollten:

1. Übereinstimmung von Strategie und Prioritäten

Stimmen ihre Strategien und Erfahrungen mit den Ihren überein?

Wenn Sie beispielsweise in erster Linie Ihre sichere Druck- und Netzwerkstrategie verbessern möchten, sollten Sie sicherstellen, dass der Anbieter seinen Lebenslauf mit realen Ergebnissen untermauern kann. Wenn der Anbieter nur nachweisen kann, dass er in der Vergangenheit bei seinen Kunden Erfolge bei der Senkung der Druckausgaben erzielt hat, ist er möglicherweise nicht der richtige Partner für Sie.

Es ist auch wichtig, nach der Langlebigkeit der Kundenbeziehungen des Unternehmens zu fragen. Auf diese Weise können Sie am besten sicherstellen, dass Ihr MPS-Partner nicht nur Ihre anfänglichen Erwartungen erfüllt, sondern diese auch in den kommenden Jahren für Ihre spezifischen Anforderungen erfüllen wird.

Schließlich ändern sich im Laufe der Zeit die Unternehmen und ihre Strategien. Wie haben sie sich an Veränderungen wie neue Technologien, Geschäftserweiterungen oder wechselnde Führungspositionen angepasst? Eine hohe Kundenfluktuation könnte ein Anzeichen dafür sein, dass das Unternehmen nicht in der Lage ist, sich langfristig auf Sie einzustellen.

2. Echte Erfahrung in der Problemlösung

Nichts ist schlimmer, als sich auf einen Partner einzulassen, der dann immer wieder versagt. Bevor Sie sich für ein Druckmanagementunternehmen entscheiden, sollten Sie sich vergewissern, dass es Sie nicht im Stich lässt, wenn Ihre Drucker ausfallen.

Allzu oft tun die Anbieter alles, um Sie in den ersten drei Monaten zu beeindrucken, um sich dann im Laufe der Zeit immer weiter zu entfernen. Deshalb empfehlen wir Ihnen dringend, nach Referenzen zu fragen.

Die Einholung von Referenzen früherer und aktueller Kunden ist ein wichtiger Schritt, um herauszufinden, wie seriös Ihr potenzieller MPS-Anbieter ist. Die meisten MPS-Anbieter sind mehr als bereit, Ihnen eine lange Liste glänzender Kundenrezensionen vorzulegen.

Idealerweise sollten Sie versuchen, Referenzen von Organisationen zu finden, die in der Vergangenheit tatsächlich ein Problem mit dem MPS-Team hatten. Ein Gespräch mit solchen Referenzen ist die perfekte Gelegenheit, um herauszufinden, ob das Problem ordnungsgemäß behoben wurde und ob sie das Unternehmen immer noch als Partner nutzen.

Selbst bei den besten Unternehmen passieren Fehler. Es ist wichtig, einen Partner zu finden, der es wieder gut macht, wenn etwas schief geht. Ein seriöser, erstklassiger MPS-Anbieter ist gerne bereit, eine Referenz für alle Varianten zu finden.

3. Starker Hintergrund in der Bestandsverwaltung

Das Beste an der Zusammenarbeit mit einem MPS-Dienstleister ist, dass Sie sich nie wieder um den Druckbestand kümmern müssen! Ihr IT-Helpdesk hat doch schon genug zu tun, oder? Probleme mit der Lagerhaltung wie das Nachfüllen von Tonerkartuschen sollten nicht dazu gehören.

Entscheiden Sie sich für einen MPS-Service, der sich eindeutig auf die Verwaltung Ihres Inventars konzentriert, ohne dass sich Ihr Team jemals darum kümmern muss. Sie wünschen sich einen MPS-Anbieter, der dem Spiel weit voraus ist, indem er den Tinten- und Papiervorrat kontinuierlich überwacht.

Das bedeutet, dass er eine aktuelle Inventarliste führt. Außerdem muss er proaktiv für Nachschub mit den richtigen Produkten sorgen. Wenn ein potenzieller MPS-Anbieter über Material aus der Steinzeit des Silicon Valley verfügt – was heutzutage alles ist, was mehr als ein paar Jahre alt ist -, könnte dies ein verräterisches Zeichen dafür sein, dass er seine Bestandsverwaltung nicht ernst nimmt.

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